Генератор на отчети

В ПП АЛМА' се поддържат два основни информационни масива – САЛДА и ДВИЖЕНИЕ

Генератор на отчети - САЛДА

Екранът на този генератор съдържа три основни колони:

1. За показване – флаг за визуализиране на съответното поле

2. Филтри – филтриране на справката за желана стойност

• Маски - някои полета (сметки, СМЦ-код, Партида-код и т.н.) позволяват да се използват определени служебни символи за филтриране на групи от данни. ( % - процент, _ - подчертавка, ^ - акцент )

Примерни маски: 303%, 30[2347]%, 11%, 2A10021

Изключване - двойно кликване или клавиш F5

• Диапазони - за дати и числа

3. Рекапитулации

Три основни колони

Стойности

Примерен резултат за създадена справка:

Разместване на колоните в резултата

1. С левия бутон на мишката се маркира заглавието (етикета) на колонката. Колонката потъмнява.
2. Бутонът се отпуска
3. Бутонът отново се натиска върху заглавието на колонката и се задържа.
4. С натиснат бутон върху заглавието, колонката се влачи в желаната посока.
5. Отпускането на бутона поставя колонката в желаната позиция.

Разширяване / свиване на колоните

1. Мишката (без натиснат бутон) се прекарва по заглавието на колонката до достигане края й.
2. При достигане на граничната зона на колонката, показалецът на мишката се променя и става “кръст”, който сочи “запад-изток”.
3. В това положение левият бутон на мишката се натиска и задържа.
4. С натиснат бутон, дясната граница на колонката се влачи в желаната посока.
5. Отпускането на бутона оставя колонката с желаната ширина.
6. Трик: при достигнато положение от т. 2 (“кръст” “запад-изток”) с двойно кликване на левия бутон, колонката автоматично променя ширината си, според изведените данни.

Наименование на колоните: имат различни префикси, които дават информация за периода и вида.

Префикси

Промяна наименованието на колоните, форматиране

1. С мишката се стъпва на произволен ред от колоната, чието наименование ще се променя

2. Натиска се клавиш F6

3. Появява се следният прозорец

4. Записва се желаното наименование и се натиска ОК. В резултат етикетът е променен.

5. При необходимост може стойностите в справката да се форматират подобно на форматирането в Excel. Стъпва се с мишката на произволен ред от колоната, чиито стойности ще се форматират. Натиска се клавиш F7. Появява се следният прозорец.

6. Ако целта е стойностите в колоната да се покажат като цели числа, по посочения по-долу пример се записва формата, което означава, че ще има 0 десетични знака.

В резултат, стойностите се променят по показания начин.

Принтиране:

След като се подреди справката, с бутон “Преглед” може да се прецени как тя ще “стои” на принтера. С бутона “Параметри” може да се обърне листа в позиция “Пейзаж / Landscape”.

Рекапитулации

Рекапитулирането добавя сборни редове. То винаги започва от 1-ца. Прави се сбор на избраните стойности (количества и стойности) по съответните нива на рекапитулация. Следващите нива 2,3… добавят следващи (по-малки) междинни сборове.

Пример: ако се зададе следният въпрос „Кои клиенти имат задължения и по кои фактури ?“

Следната справка ще покаже:

1. Наличните задължения в ЛВ (до декември)
2. Отметката за количество – ще покаже и валутните задължения, ако има такива
3. За всички контрагенти по сметки 411% (Разчети с клиенти) – ще има сбор за клиент (рек.=1)
4. Документ – ще има подсбор за всяка фактура (рек.=2)

Примерен резултат:

Независимо от посочените рекапитулации, програмата винаги добавя “Grand Total”.

Ако се добави опцията “Само рекапитулираните”

В резултата ще бъдат премахнати елементарните редове и ще се показват само сборовете:

Има случаи, когато се натрупват много подсборове, тогава може да се определи за визуализация определено ниво на рекапитулация:

Тогава резултатът, ще съдържа само определения сбор (за фактурата) и Grand Total:

Експорт в Excel – формат

След получаване на желаната справка и съответните размествания, отчетът може да се прехвърли в XLS формат и с Excel допълнително да се подреди или калкулират нови колони.

За това има бутон с иконата на Excel.

АЛМА винаги запазва файла с името: “Form Report Generator from Salda DS.xls” и най - вероятно папката да е “My Documents”. След това може да бъде запазен с произволно име в произволна папка. Ако има разлика във версиите на Excel ще излезе предупреждение за смяна на формата.

Тук има един неудобен момент – дългите имена се отрязват. За това след прехвърляне се маркира целият Sheet и с опцията на Excel: Format / Cells / Aligment/ Wrap Text маркерът може да се премахне. Тогава дългите текстове ще се подредят.

Разширения за СМЦ, Контрагенти и Статия

• Поради струпването на много полета на един екран се налага специфичните филтри(маски) да бъдат в подчинени екрани:

За СМЦ:

За контрагентите:

За статия:

Опция ИЛИ

Ако трябва да се добавят още записи към справка, може да се ползват опциите “ИЛИ”. В тях се описват (добавят) нови филтри, които да се обединят с данните от основните филтри. Примерно: ако в основния филтър е посочена сметка 4111, а искаме в справката да се добави и сметка 4112, то тогава се преминава на опцията “ИЛИ” и се описва нов филтър.

Трик: с двойно кликване върху 2-то и следващите “ИЛИ” се копира основният филтър.

Запазване на създадена справка (отчет), временна справка

Когато се създава нова справка – тя няма име. Има възможност тази справка да се запази като временна. За целта се поставя отметка на „Временни справки“ и се запазва като от Опции се избере „Запази“. За име на временната справка се предлага (без възможност за промяна) датата и часът на създаването й. Ако трябва да се стартира запазена временна справка е необходимо да се постави отново отметка на „Временни справки“, след което се натиска бутона „Вземи“. Отваря се списък със запазените справки и от там с двоен клик или маркиране и ОК се избира желаната.

За запазване на справка като постоянна, без да се слага отметка на „Временна справка“, се отива на „Запази“ от Опции и в отворилия се прозорец, се записва произволно име на новия отчет, след което се потвърждава с ОК. За стартиране на запазена вече справка се натиска бутона „Вземи“. Отваря се списък, от който с двоен клик или маркиране и ОК се избира желаният отчет. След зареждане на избраната справка, може да се промени някой от параметрите й и след това да се запази под същото име.

За изтриване на справка от списъка със запазените, се избира „ Изтрий“ от Опции в меню-бара. Стъпва се на отчета, който ще се трие и се натиска „изтрий“. Потвърждава се желанието за изтриване и справката изчезва от списъка.

Администратор

Опции / Администратор - възможност за администриране на създадените справки

1. Импорт - вмъкване в списъка със запазените справки на готова справка от произволен файл, експортирана преди това от друга база или друго раб. място
2. Експорт - възможност за експорт на създадена справка в xml формат, запазена в произволен файл, с цел импорт на същата в друга база, на друго раб. място и т.н..
3. Обърни избраното - за всяка справка могат да се посочат потребители, които да я виждат и работят с нея. Това става, чрез поставяне на отметки. При натискане на бутона „Обърни избраното“ се маркират немаркираните потребители, а отметките на първоначално маркираните, се премахват.
4. Маркирай всички - улеснение за масово маркиране на всички потребители. Ако се натисне след това „Обърни избраното“, масово се размаркирват.

5. Копирай от друг - дава възможност за копиране справките на един потребител за друг потребител. За целта трябва да се постави отметка на „Водещи потребители“

Опции / Калкулирани, Съставни

Генераторите на справки дават възможност да се извлича всякаква информация, но все пак в някакви рамки. Има моменти, когато АЛМА-потребителят желае да получи повече информация, отколкото програмата дава. Затова АЛМА си е оставила “вратичка” и това са тези полета (по 4 за единия и другия вид).

Тук представителите на АЛМА могат да опишат извличане на допълнителна информация, която не е включена в схемата на генераторите.

Същото се отнася и за “Допълнително условие”. Там могат да се опишат още по-сложни филтри с някакъв скрипт.

Бутон “Старт на генератора от картони”

Този режим е насочен изключително за СМЦ. При определени сметки, посочени в параметрите й, АЛМА поддържа допълнителна аналитичност за СМЦ. Пример за това е сметка 305. Ако за нея е посочено да се следи допълнително и по продажна цена, това не касае счетоводната част, но за оперативната работа е изключително важно, ако при фактуриране е необходимо да се посочва цената.

Резултат от справката:

Генератор на отчети - ДВИЖЕНИЕ

Екранът за генератора се разделя условно на 4-ри части:

1. Дебитна
2. Кредитна – заедно с дебитната част абсолютно повтаря логиката на “Генератор – салда”. Изключение е икономическият елемент, за който няма поле в Салда. За икономическите елементи има сметки – група 60.
3. Обща – обща информация за съответния сч. запис
4. Стойности – суми, количества, цени.

Опцията “База и кореспонденция” е много полезна. Тя позволява нови сечения на данните и е обяснена по- долу.

Бутоните са аналогични на “Генератор салда”.

В горния десен край на формата има подсказка за последно извършената обработка. Това е важно, след като се знае, че този масив се получава точно след обработка.

Пример: Продажби на клиент по определена фактура

Резултат:

Пример: Печалба по определена фактура

Резултат:

Ако е избрана опцията “База и кореспонденция” записите се удвояват, но с това влизат в отношения помежду си. Тогава лявата част е “Базата”, а дясната е “Кореспонденцията” и те двете са в отношение помежду си.

Това е много полезно, когато е необходимо даден ключ (сметка+аналитика) да се разгледа с цялото му движение, независимо в какви контировки е участвал (Дт или Кт)

Примерна справка :

Резултат:

Вижда се полето ДК, което отразява отношението на записите спрямо базата. В първата група записи (ДК=D) е изписването на стоката по себестойност, а във втората (ДК=K) е разчета с клиента по продажна стойност. Сборните редове са: Дебит минус Кредит (D-K)

Тук в случая със знак минус ще имаме печалба, а със знак плюс ще е загуба на сборните редове.